Dobrá kancelária nie je iba dobré nájomné

V osemdielnom seriáli zverejňovanom každú stredu prinášame návod, ako vybrať efektívny administratívny priestor zodpovedajúci potrebám a predstavám firmy. V prvej časti upozorníme, čo všetko treba vedieť skôr než začnete aktívne hľadať administratívne priestory.

„Sme spoločnosť, ktorá pracuje v IT sektore. Aktuálne máme 50 zamestnancov, v budúcich troch rokoch však plánujeme prijať nových zamestnancov. V júni 2011 nám vyprší nájomná zmluva v staršom biznis centre. V priestoroch sme spokojní, potrebujeme sa však prispôsobiť novým podmienkam a nájomné sa nám pri súčasnej situácii na trhu tiež zdá vysoké. Ako máme postupovať?“

Dostatočná časová rezerva na prehodnotenie aktuálnej nájomnej zmluvy je vždy kľúčová. Náročný proces výberu administratívneho priestoru zahŕňa niekoľko fáz od definovania požiadaviek spoločnosti až po prípravu priestorov a rokovanie o nájomnej zmluve. „Sťahovaním by sa nájomník mal začať zaoberať približne 6 až 18 mesiacov pred ukončením nájomnej zmluvy. V prípade renegociácie treba na dosiahnutie dobrých obchodných podmienok, v závislosti od veľkosti spoločnosti, vyčleniť 1 až 6 mesiacov,“ hovorí Ermanno Boeris, riaditeľ realitnej konzultantskej spoločnosti Colliers.

Koho zapojiť?

Zodpovednosť za hladký priebeh procesu hľadania efektívneho kancelárskeho priestoru by mala prevziať interná riadiaca skupina na čele so služobne staršou osobou. Okrem nej by mali byť v tíme zastúpení aj ďalší zamestnanci s rozhodujúcimi právomocami. V tomto prípade sú skúsenosti a informácie od externých konzultantov v oblasti prenájmu kancelárskych priestorov nielen vítané, ale priam nevyhnutné.

„Konzultanti objasnia situáciu na trhu kancelárskych priestorov, navrhnú možné alternatívy a tiež naznačia finančné dôsledky renegociácie a relokácie. Na základe toho odporučia najvhodnejší postup,“ vysvetľuje E. Boeris. Spoločnosť by mala zvážiť aj potrebu angažovania vlastného architekta, dizajnéra, projektantov, nábytkárov či iných profesií.

Kľúč pre spísanie požiadaviek

Prvoradou úlohou interného tímu, resp. externého konzultanta, je spísať všetky požiadavky na budúce priestory. Pri ich vypracovávaní treba brať do úvahy postoje osôb zodpovedných za personalistiku, IT, či stredný manažment.

„Dôležité je tiež vypočuť si aj názory zamestnancov,“ dodáva E. Boeris. V prípade spoločnosti spomínanej v úvode je predpoklad, že sa počet jej zamestnancov zvýši v najbližších 3 až 5 rokov. Preto by už dnes mala myslieť, napr. na rozsah rozširovania spoločnosti (možnosti využitia opcie na ďalšie priestory v určitom roku), či prepojenie budúcich zamestnancov v rámci tímov.

Okrem počtu zamestnancov, ktorí budú v priestoroch pracovať, treba nájsť v prvom kole odpovede aspoň na tieto základné otázky:

- aký je rozpočet na prenájom kancelárskych priestorov?
- kde sídli väčšina klientov spoločnosti?
- aké sú naše požiadavky na budovu a kancelárske priestory?
- majú jednotlivé oddelenia v rámci spoločnosti špeciálne nároky na kancelárske priestory (napr. z hľadiska bezpečnosti, IT technológií)?
- aké sú naše požiadavky na dostupnosť autom alebo mestskou hromadnou dopravou?
- aké sú naše požiadavky na parkovanie pre zamestnancov a pre klientov?
- aké sú naše požiadavky na skladové priestory?

Príprava rozpočtu

Predísť prekvapeniam na konci procesu pomôže aj sumarizácia položiek predbežného rozpočtu. „Správne zvolená stratégia na začiatku nájomného vzťahu, ako aj na konci nájomného vzťahu, môže významne ovplyvniť skutočné náklady celkového záväzku,“ konštatuje E. Boeris.

Okrem mesačnej ceny prenájmu treba brať do úvahy aj finančné náklady, ktoré bude nájomca musieť vynaložiť na úpravu priestorov podľa vlastných potrieb. Novostavby v štandarde A sú dostatočne flexibilné a vykonať v nich zmeny je bezproblémové. Pri starších budovách v štandarde B treba rátať s úpravami, ktoré si vyžadujú zvýšené investície na strane prenajímateľa. Náklady na úpravu priestorov sa môžu premietnuť aj do celkovej dĺžky prenájmu.

S navýšenými investíciami na úpravu priestorov v novostavbe treba počítať, ak má nájomca záujem o nadštandardné prvky, ako napríklad sklenené priečky a špeciálne úpravy, napr. miestnosti pre servery. Niektorí prenajímatelia vedia rozložiť cenu nadštandardného vybavenia do celkovej výšky nájmu, preto nie je potrebná prvotná investícia.

Ak spoločnosť priestory opúšťa, treba počítať aj s dodatočnými nákladmi na uvedenie vylepšení nájomcu do pôvodného stavu. Ďalšie položky v rozpočte sú náklady na sťahovanie, marketingové zmeny, ako aj na zmeny v obchodnom registri a na daňovom úrade.

Plán časového manažmentu hľadania efektívneho kancelárskeho priestoru:

- analýza súčasného stavu a budúcich potrieb spoločnosti
- prehodnotenie možných scenárov (renegociácia vs. relokácia)
- obhliadka vybraných projektov
- vyjednávanie obchodných podmienok
- príprava rozkreslení
- finančná analýza projektov
- právne rokovania o nájomnej zmluve
- podpis nájomnej zmluvy
- príprava priestorov
- sťahovanie
- zmeny v obchodnom registri, na daňovom úrade, zmeny marketingových materiálov

Efektívna kancelária na TRENDreality.sk každú stredu v spolupráci so spoločnosťou Colliers.